Privacy Policy

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1 – Premesse

La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui Fimab Limited (di seguito "Helpy" o il "Titolare") raccoglie, utilizza, conserva, comunica e protegge i dati personali trattati attraverso la piattaforma digitale Helpy, accessibile mediante applicazione mobile, sito web e ogni altro servizio digitale collegato.

La presente informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, nonché di ogni ulteriore normativa nazionale ed europea applicabile.

La Privacy Policy si applica a tutti i soggetti che utilizzano la Piattaforma, indipendentemente dalla qualifica di User, Personal Assistant, visitatore o altro utente autorizzato.

Articolo 2 – Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

Fimab ltd

con sede legale in 1 Akenside Court Osborne Road , w3 8sj London (UK)

P. IVA 378291948

e-mail privacy administration@fimab.co.uk

Il Titolare determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali nel rispetto della normativa vigente.

Articolo 3 – Definizioni

Ai fini della presente Privacy Policy si applicano le definizioni contenute nel GDPR.

In particolare si intende per:

Titolare del trattamento: Fimab limited;
Interessato: la persona fisica cui si riferiscono i dati personali;
Personal Assistant: il prestatore di servizi registrato sulla Piattaforma;
User: il soggetto che utilizza la Piattaforma per richiedere una Prestazione;
Piattaforma: l'applicazione mobile, il sito web e gli strumenti digitali gestiti da Helpy;
Trattamento: qualsiasi operazione effettuata sui dati personali, automatizzata o meno, ai sensi dell'art. 4 del GDPR.

Articolo 4 – Ambito di applicazione

La presente Privacy Policy disciplina esclusivamente il trattamento dei dati personali effettuato da Helpy nell'ambito della gestione della Piattaforma.

Essa non disciplina eventuali trattamenti effettuati autonomamente dal Personal Assistant o dallo User, i quali restano responsabili dei trattamenti di dati personali eventualmente svolti per finalità proprie e nel rispetto della normativa applicabile.

Articolo 5 – Principi del trattamento

Helpy tratta i dati personali nel rispetto dei principi di:

a) liceità;

b) correttezza;

c) trasparenza;

d) limitazione delle finalità;

e) minimizzazione dei dati;

f) esattezza;

g) limitazione della conservazione;

h) integrità e riservatezza;

i) responsabilizzazione ("accountability").

Ogni trattamento è effettuato adottando misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato ai rischi derivanti dal trattamento dei dati personali.

Articolo 6 – Aggiornamento della Privacy Policy

Helpy si riserva il diritto di modificare o aggiornare la presente Privacy Policy per adeguarla a modifiche normative, provvedimenti delle Autorità competenti, evoluzioni tecnologiche o variazioni delle modalità di funzionamento della Piattaforma.

Le versioni aggiornate saranno pubblicate sulla Piattaforma con l'indicazione della data di entrata in vigore.

Qualora le modifiche incidano in modo sostanziale sui diritti degli Interessati o richiedano un nuovo consenso ai sensi della normativa applicabile, Helpy provvederà a fornire le opportune comunicazioni e, ove necessario, a raccogliere un nuovo consenso.

Articolo 7 – Contatti privacy

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali, all'esercizio dei diritti previsti dal GDPR o per ottenere chiarimenti sulla presente Privacy Policy, gli Interessati possono contattare Helpy ai recapiti indicati all'articolo 2.

Qualora Helpy nomini un Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer – DPO), i relativi recapiti saranno pubblicati sulla Piattaforma e resi disponibili agli Interessati secondo quanto previsto dagli articoli 37 e seguenti del GDPR.

CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI

Articolo 8 – Dati personali raccolti

Helpy raccoglie e tratta, nei limiti di quanto necessario per il funzionamento della Piattaforma, diverse categorie di dati personali riferiti agli User, ai Personal Assistant e agli altri soggetti che interagiscono con la Piattaforma.

I dati possono essere:

a) forniti direttamente dall'Interessato;

b) generati automaticamente durante l'utilizzo della Piattaforma;

c) acquisiti da terzi legittimati;

d) raccolti nell'ambito dell'esecuzione dei rapporti contrattuali.

Helpy applica il principio di minimizzazione dei dati e limita il trattamento alle informazioni strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità dichiarate.

Articolo 9 – Dati identificativi

Helpy può trattare, a titolo esemplificativo:

nome;
cognome;
data di nascita;
luogo di nascita;
codice fiscale;
nazionalità;
fotografia del profilo;
documento di identità;
fotografia del documento;
selfie o procedure di verifica dell'identità;
partita IVA (ove applicabile);
ogni ulteriore dato identificativo necessario alla registrazione o alla verifica dell'account.

Articolo 10 – Dati di contatto

Possono essere trattati:

indirizzo di residenza;
domicilio;
indirizzo e-mail;
numero di telefono;
indirizzo di fatturazione;
recapiti alternativi eventualmente forniti;
indirizzi utilizzati per l'esecuzione della Prestazione.

Articolo 11 – Dati relativi all'Account

Helpy tratta le informazioni necessarie alla gestione dell'Account, tra cui:

username;
identificativo dell'account;
credenziali di accesso (in forma protetta);
preferenze dell'utente;
impostazioni dell'account;
storico degli accessi;
cronologia delle modifiche dell'account;
stato dell'account;
verifiche effettuate;
eventuali sospensioni o limitazioni.

Le password non sono conservate in chiaro ma mediante sistemi di cifratura e hashing conformi alle migliori pratiche di sicurezza.

Articolo 12 – Dati relativi alle Prenotazioni

Helpy tratta i dati necessari alla gestione delle Prestazioni, tra cui:

richieste di servizio;
date;
orari;
durata;
indirizzi di esecuzione;
categoria del servizio richiesto;
Personal Assistant selezionato;
stato della Prenotazione;
modifiche;
cancellazioni;
cronologia delle Prestazioni.

Articolo 13 – Dati di pagamento

Per consentire la gestione economica della Piattaforma Helpy può trattare dati relativi ai pagamenti, quali:

importi;
commissioni;
identificativi delle transazioni;
stato dei pagamenti;
rimborsi;
storni;
IBAN del Personal Assistant;
dati fiscali necessari all'emissione della documentazione contabile.

Helpy non conserva i dati completi delle carte di pagamento quando gli stessi sono gestiti direttamente da prestatori di servizi di pagamento (Payment Service Provider) autorizzati.

Articolo 14 – Dati relativi al Personal Assistant

Con riferimento ai Personal Assistant possono essere trattati anche:

curriculum professionale;
competenze dichiarate;
qualifiche;
certificazioni;
disponibilità;
zone operative;
dati fiscali;
coordinate bancarie;
documentazione richiesta ai fini della verifica dell'Account;
storico delle Prestazioni;
valutazioni ricevute;
informazioni necessarie per la gestione del rapporto contrattuale con Helpy.

Articolo 15 – Dati relativi allo User

Con riferimento agli User possono essere trattati:

preferenze di utilizzo della Piattaforma;
storico delle richieste;
cronologia delle Prenotazioni;
valutazioni rilasciate;
segnalazioni;
reclami;
informazioni volontariamente inserite durante l'utilizzo della Piattaforma.

Articolo 16 – Comunicazioni tra gli utenti

Helpy può trattare le comunicazioni scambiate mediante gli strumenti di messaggistica integrati nella Piattaforma nella misura necessaria a:

consentire l'esecuzione delle Prestazioni;
garantire la sicurezza della Piattaforma;
prevenire frodi e abusi;
gestire contestazioni;
adempiere ad obblighi di legge;
tutelare i propri diritti.

Le comunicazioni non saranno utilizzate per finalità incompatibili con quelle sopra indicate.

Articolo 17 – Dati tecnici e di utilizzo

Durante l'utilizzo della Piattaforma Helpy può raccogliere automaticamente dati tecnici quali:

indirizzo IP;
identificativi del dispositivo;
sistema operativo;
browser;
lingua;
fuso orario;
log di accesso;
data e ora delle operazioni;
eventi di sistema;
dati di diagnostica;
identificativi tecnici delle sessioni;
informazioni necessarie alla sicurezza informatica e alla prevenzione degli accessi non autorizzati.

Tali dati sono trattati per finalità di sicurezza, manutenzione, prevenzione delle frodi, miglioramento dei servizi e adempimento degli obblighi di legge.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASI GIURIDICHE

Articolo 18 – Finalità del trattamento

Helpy tratta i dati personali degli Interessati esclusivamente per finalità determinate, esplicite e legittime, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione previsti dal GDPR.

In particolare, i dati personali possono essere trattati per:

a) consentire la registrazione alla Piattaforma;

b) creare e gestire l'Account dell'Interessato;

c) consentire l'utilizzo delle funzionalità della Piattaforma;

d) gestire le Prenotazioni e le Prestazioni;

e) consentire l'incontro tra domanda e offerta di servizi di assistenza personale;

f) gestire i pagamenti e le operazioni amministrative connesse;

g) fornire assistenza tecnica e supporto agli utenti;

h) prevenire frodi, utilizzi illeciti e violazioni delle Condizioni Generali;

i) garantire la sicurezza della Piattaforma e degli utenti;

j) adempiere ad obblighi di legge;

k) tutelare i diritti di Helpy in sede giudiziale o stragiudiziale;

l) migliorare la qualità dei servizi offerti e l'esperienza di utilizzo della Piattaforma.

Articolo 19 – Esecuzione del rapporto contrattuale

Il trattamento dei dati personali è effettuato nella misura necessaria all'esecuzione dei rapporti contrattuali tra Helpy e gli utenti della Piattaforma, nonché per consentire la conclusione e l'esecuzione delle Prestazioni tra Personal Assistant e User.

In particolare, il trattamento è necessario per:

gestire le registrazioni;
consentire le Prenotazioni;
amministrare gli Account;
elaborare i pagamenti;
gestire comunicazioni operative;
fornire assistenza tecnica;
eseguire gli obblighi derivanti dai contratti e dalle Policy della Piattaforma.

Articolo 20 – Adempimento di obblighi di legge

Helpy tratta i dati personali anche quando ciò sia necessario per adempiere ad obblighi previsti dalla normativa europea o nazionale.

A titolo esemplificativo, tali trattamenti possono riguardare:

obblighi fiscali;
obblighi contabili;
obblighi civilistici;
richieste delle Autorità competenti;
obblighi in materia di sicurezza informatica;
obblighi derivanti dalla normativa antiriciclaggio, ove applicabile;
conservazione della documentazione prevista dalla legge.

Articolo 21 – Legittimo interesse del Titolare

Helpy può trattare i dati personali qualora il trattamento sia necessario per il perseguimento del proprio legittimo interesse, purché non prevalgano i diritti e le libertà fondamentali degli Interessati.

Rientrano, a titolo esemplificativo, tra i legittimi interessi del Titolare:

a) tutela giudiziale dei propri diritti;

b) prevenzione di frodi, abusi e utilizzi illeciti della Piattaforma;

c) sicurezza delle infrastrutture informatiche;

d) prevenzione di accessi non autorizzati;

e) gestione dei reclami;

f) verifica del rispetto delle Condizioni Generali e delle Policy della Piattaforma;

g) miglioramento dei servizi e delle funzionalità della Piattaforma;

h) analisi statistiche effettuate in forma aggregata o comunque nel rispetto della normativa vigente.

Articolo 22 – Consenso dell'Interessato

Qualora il trattamento richieda il consenso dell'Interessato ai sensi del GDPR, Helpy provvederà a richiederlo in forma libera, specifica, informata e inequivocabile.

Il consenso potrà riguardare, a titolo esemplificativo:

comunicazioni commerciali;
newsletter;
attività promozionali;
profilazione;
utilizzo di cookie non tecnici;
ulteriori trattamenti per i quali la legge richieda il consenso.

L'Interessato potrà revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Articolo 23 – Processi automatizzati e algoritmi

Helpy può utilizzare strumenti informatici e processi automatizzati per il funzionamento della Piattaforma, quali, a titolo esemplificativo:

a) gestione delle Prenotazioni;

b) calcolo del corrispettivo dei servizi;

c) abbinamento tra User e Personal Assistant;

d) gestione delle disponibilità;

e) prevenzione di attività fraudolente;

f) monitoraggio della sicurezza della Piattaforma;

g) ottimizzazione delle funzionalità offerte.

Qualora Helpy utilizzi processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sugli Interessati, gli stessi saranno disciplinati nel rispetto degli articoli 22 e seguenti del GDPR e delle ulteriori disposizioni applicabili.

Articolo 24 – Comunicazioni commerciali

Previo consenso dell'Interessato, ove richiesto dalla legge, Helpy potrà inviare comunicazioni informative, promozionali, commerciali o di marketing relative ai propri servizi, iniziative, funzionalità della Piattaforma o offerte.

L'Interessato potrà in qualsiasi momento opporsi al trattamento per finalità di marketing o revocare il consenso prestato mediante le modalità indicate nelle comunicazioni ricevute o attraverso le impostazioni del proprio Account.

L'eventuale rifiuto o revoca del consenso non pregiudica la possibilità di utilizzare i servizi principali della Piattaforma, salvo i casi in cui il trattamento sia necessario per l'esecuzione del rapporto contrattuale.

COMUNICAZIONE, DESTINATARI, TRASFERIMENTI E CONSERVAZIONE DEI DATI

Articolo 25 – Comunicazione dei dati personali

Helpy comunica i dati personali esclusivamente nei casi previsti dalla normativa applicabile, per le finalità indicate nella presente Privacy Policy e nella misura strettamente necessaria al corretto funzionamento della Piattaforma.

La comunicazione dei dati avviene nel rispetto dei principi di necessità, proporzionalità, minimizzazione e riservatezza.

Articolo 26 – Categorie di destinatari

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti delle rispettive competenze, a:

a) dipendenti e collaboratori autorizzati di Helpy;

b) consulenti legali, fiscali, contabili e amministrativi;

c) fornitori di servizi informatici e cloud;

d) prestatori di servizi di pagamento (Payment Service Provider);

e) fornitori di servizi di autenticazione e sicurezza;

f) società che forniscono servizi di assistenza clienti;

g) fornitori di servizi di posta elettronica e notifiche;

h) soggetti incaricati della manutenzione della Piattaforma;

i) autorità pubbliche, autorità giudiziarie o amministrative, nei casi previsti dalla legge;

j) ulteriori soggetti la cui comunicazione sia necessaria per l'esecuzione dei servizi richiesti.

I predetti soggetti operano, a seconda dei casi, quali autonomi titolari del trattamento o responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.

Articolo 27 – Comunicazione tra User e Personal Assistant

Helpy comunica allo User e al Personal Assistant esclusivamente i dati strettamente necessari per consentire l'esecuzione della Prestazione richiesta.

Le Parti si impegnano ad utilizzare tali dati esclusivamente per finalità connesse alla Prestazione e nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

È vietato utilizzare i dati acquisiti tramite la Piattaforma per finalità diverse da quelle consentite dalle Condizioni Generali, dalle Policy della Piattaforma o dalla legge.

Articolo 28 – Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Qualora, per esigenze tecniche o organizzative, alcuni dati personali siano trasferiti verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE), Helpy adotterà le garanzie previste dal GDPR.

Tali garanzie potranno comprendere, a titolo esemplificativo:

a) decisioni di adeguatezza adottate dalla Commissione Europea;

b) clausole contrattuali standard (Standard Contractual Clauses);

c) norme vincolanti d'impresa (Binding Corporate Rules);

d) ulteriori strumenti previsti dagli articoli 44 e seguenti del GDPR.

Su richiesta dell'Interessato, Helpy fornirà informazioni sulle garanzie applicabili al trasferimento dei dati.

Articolo 29 – Periodi di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo richiesto dalla normativa applicabile o necessario alla tutela dei diritti del Titolare.

In particolare, i dati possono essere conservati:

a) per tutta la durata del rapporto contrattuale;

b) per il tempo necessario all'adempimento degli obblighi fiscali, contabili e civilistici;

c) per il periodo necessario alla gestione di reclami, contestazioni o procedimenti giudiziari;

d) per il tempo richiesto dagli obblighi di legge;

e) per i termini ordinari di prescrizione dei diritti.

Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati esclusivamente nei casi consentiti dalla legge.

Articolo 30 – Misure di sicurezza

Helpy adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali contro la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata, l'accesso abusivo o qualsiasi altra forma di trattamento illecito.

Tali misure comprendono, a titolo esemplificativo:

a) autenticazione degli utenti;

b) sistemi di cifratura ove appropriati;

c) protezione delle credenziali di accesso;

d) sistemi di backup;

e) monitoraggio della sicurezza informatica;

f) controllo degli accessi ai dati;

g) formazione del personale autorizzato;

h) procedure di gestione degli incidenti di sicurezza;

i) verifiche periodiche dell'efficacia delle misure adottate.

Le misure di sicurezza sono aggiornate in funzione dell'evoluzione tecnologica, della natura dei dati trattati, dei rischi individuati e dello stato dell'arte, in conformità all'articolo 32 del GDPR.

Articolo 31 – Diritti dell'Interessato

L'Interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, nei limiti e secondo le modalità previste dalla normativa applicabile.

In particolare, l'Interessato ha il diritto di:

a) ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;

b) ottenere l'accesso ai dati personali e alle informazioni previste dall'articolo 15 del GDPR;

c) ottenere la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione dei dati incompleti;

d) ottenere la cancellazione dei dati personali nei casi previsti dall'articolo 17 del GDPR;

e) ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'articolo 18 del GDPR;

f) ricevere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nonché trasmetterli ad altro titolare del trattamento nei casi previsti dall'articolo 20 del GDPR;

g) opporsi al trattamento dei dati personali nei casi previsti dall'articolo 21 del GDPR;

h) non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, nei casi previsti dall'articolo 22 del GDPR.

Articolo 32 – Modalità di esercizio dei diritti

L'Interessato può esercitare i propri diritti inviando una richiesta ai recapiti indicati nella presente Privacy Policy.

Helpy fornirà riscontro senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro i termini previsti dall'articolo 12 del GDPR, salvo i casi di proroga consentiti dalla legge.

Qualora sussistano ragionevoli dubbi circa l'identità del richiedente, Helpy potrà richiedere informazioni aggiuntive necessarie per verificarne l'identità prima di dare seguito alla richiesta.

Articolo 33 – Revoca del consenso

Qualora il trattamento sia basato sul consenso dell'Interessato, quest'ultimo potrà revocarlo in qualsiasi momento con la stessa facilità con cui è stato prestato.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati anteriormente alla revoca.

La revoca non incide sui trattamenti fondati su basi giuridiche diverse dal consenso.

Articolo 34 – Reclamo all'Autorità di controllo

L'Interessato ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali o di adire le competenti autorità giudiziarie, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile.

L'esercizio di tale diritto non pregiudica ogni altro rimedio amministrativo o giurisdizionale previsto dall'ordinamento.

Articolo 35 – Sicurezza del trattamento

Helpy adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'articolo 32 del GDPR per garantire un livello di sicurezza proporzionato ai rischi connessi al trattamento dei dati personali.

Tra tali misure possono rientrare, a titolo esemplificativo:

a) pseudonimizzazione e cifratura dei dati, ove appropriato;

b) sistemi di autenticazione forte;

c) controllo degli accessi;

d) registrazione degli accessi ai sistemi;

e) sistemi di backup e disaster recovery;

f) monitoraggio della sicurezza informatica;

g) aggiornamento periodico delle infrastrutture tecnologiche;

h) formazione del personale autorizzato al trattamento;

i) procedure interne per la gestione degli incidenti di sicurezza.

Le misure adottate sono oggetto di periodica revisione in funzione dell'evoluzione tecnologica, dello stato dell'arte, dei rischi individuati e della natura dei trattamenti effettuati.

Articolo 36 – Data Breach

Qualora Helpy venga a conoscenza di una violazione dei dati personali ("Data Breach"), adotterà le misure previste dagli articoli 33 e 34 del GDPR.

Ove ne ricorrano i presupposti, Helpy provvederà:

a) a contenere gli effetti dell'incidente;

b) a valutarne la gravità;

c) a documentare la violazione;

d) a notificare l'evento all'Autorità Garante entro i termini previsti dalla legge;

e) a comunicare la violazione agli Interessati quando ciò sia richiesto dalla normativa applicabile.

Articolo 37 – Minori

La Piattaforma non è destinata alla raccolta consapevole di dati personali di minori in violazione della normativa applicabile.

Qualora Helpy venga a conoscenza dell'avvenuta raccolta di dati personali in assenza dei presupposti di legge, adotterà le misure ragionevolmente necessarie per la loro cancellazione o regolarizzazione.

Qualora determinati servizi siano destinati anche a minori nei casi consentiti dalla legge, Helpy adotterà le misure di informazione, verifica e tutela richieste dalla normativa applicabile.

Articolo 38 – Responsabilità dell'Interessato

L'Interessato si impegna a fornire dati personali veritieri, aggiornati e completi.

L'Interessato è responsabile delle informazioni comunicate attraverso la Piattaforma e si impegna a non inserire dati personali di terzi in assenza di un'idonea base giuridica o senza essere autorizzato a farlo.

Helpy non risponde delle conseguenze derivanti dall'inserimento di dati inesatti, incompleti, non aggiornati o comunicati in violazione della normativa applicabile da parte dell'Interessato.

Articolo 39 – Conservazione della documentazione

Helpy mantiene idonea documentazione relativa ai trattamenti effettuati, alle misure di sicurezza adottate e agli adempimenti previsti dalla normativa vigente, secondo i principi di accountability di cui all'articolo 5, paragrafo 2, del GDPR.

La documentazione è conservata per il tempo necessario all'adempimento degli obblighi di legge e all'eventuale esercizio o difesa dei diritti del Titolare.

Articolo 40 – Disposizioni finali

La presente Privacy Policy costituisce l'informativa resa da Helpy ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679.

Essa è parte integrante dell'ecosistema documentale della Piattaforma Helpy e si coordina con le Condizioni Generali, le Condizioni della Prestazione e le ulteriori Policy operative pubblicate sulla Piattaforma.

Per quanto non espressamente previsto dalla presente Privacy Policy si applicano il Regolamento (UE) 2016/679, il D.Lgs. 196/2003, come modificato, nonché ogni altra disposizione nazionale ed europea vigente in materia di protezione dei dati personali.

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